Actuellement, l'un des enjeux majeurs pour toute entreprise - publique ou privée - est la transaction numérique. Et pour cause, la dématérialisation des documents apporte de nombreux avantages pour l'entreprise. Elle est, à cet effet, de plus en plus plébiscitée. Mais qu'est-ce que la dématérialisation des documents ? Est-elle plus fiable qu'un document papier ? Nous vous disons tout.
La dématérialisation des documents : qu'est-ce que c'est ?
De manière générale, la dématérialisation de documents consiste à faire passer des documents en version papier sous format numérique. De ce point de vue, il existe deux termes utilisés dans le processus de numérisation des documents en entreprise : la dématérialisation proprement dite et la numérisation.
- La numérisation concerne la transformation des documents en version papier en documents numériques en les scannant.
- La dématérialisation proprement dite utilise des logiciels spécialisés dans l'ensemble du processus de création, de rédaction, de signature et de stockage des documents électroniques. En gros, c'est tout le cycle de vie du document qui est numérisé.
Il est important de savoir que tous les documents peuvent être dématérialisés. Aussi, grâce à des outils adaptés à chaque fonction de l'entreprise (facturation, finance, RH, etc.), la manipulation des documents liés à son bon fonctionnement est considérablement facilitée. Ses outils sont notamment :
- Un logiciel de facturation ;
- Un logiciel de comptabilité pour les documents comptables ;
- Un logiciel CRM pour la relation client ;
- Un logiciel SIRH pour les ressources humaines ;
- Un logiciel de signature électronique, etc.
Comment dématérialiser des documents ?
La dématérialisation d'un document se fait généralement par étapes :
- Utilisation de logiciels libres pour numériser les documents papier afin de les transformer en fichiers électroniques, ou faire appel à des sociétés de numérisation.
- Passage à un système de gestion électronique de documents (GED) pour une numérisation complète de tous les processus de traitement des documents.
Il est à noter que pour une gestion automatique des documents numériques dématérialisés, il convient de mettre en place un système d'information en adéquation avec la structure et les besoins de l'entreprise. A cet effet, la dématérialisation doit permettre la création, l'archivage, le partage et la signature des documents. Pour cela, différents moyens existent :
- La signature électronique (dans le respect de la norme eIDAS) ;
- Le cachet électronique (cachet numérique à visée) ;
- L'horodatage (preuve de l'intégrité du document) ;
- L'archivage (collecte de preuves).
Les avantages d'une dématérialisation !
Sur de nombreux points, un document dématérialisé est plus fiable qu'un document papier. Ses avantages portent notamment sur :
- Le gain de place
L'option "zéro papier" facilite l'archivage des documents ainsi que la logistique.
- Une meilleure traçabilité
La dématérialisation des documents permet une meilleure traçabilité et un suivi adéquat de ces documents.
- La valeur juridique
Un document matérialisé avec une signature électronique a la même valeur juridique qu'un document avec une signature manuscrite.
- La protection de l'environnement
Elle permet de préserver la couche d'ozone ainsi que la planète, grâce à la non-utilisation du papier.