La dématérialisation : un gain de temps ?

Publié le : 28 juin 20223 mins de lecture

La technologie a beaucoup révolutionné le quotidien de chaque individu sur la planète. Elle automatise certaines tâches et permet même la dématérialisation des documents et bien d’autres encore. Cette nouvelle technique présente plusieurs avantages, elle limite le temps passé à la gestion de ces éléments et donnent aux administrations une meilleure vue sur leurs dossiers. Mais est-ce que la dématérialisation fait vraiment gagner du temps ?

La dématérialisation : un archivage plus simple

La plupart des entreprises et des administrations publiques préfèrent utiliser la dématérialisation dans leur système d’archivage. En plus de faire gagner de l’espace, ce système rend la manipulation des documents plus faciles. En effet, la majorité des tâches sont automatisées, inutile d’effectuer une longue recherche en prenant au cas par cas. Quelques clics suffisent à trouver l’élément recherché.

Ce gain de temps est causé par la numérisation des documents. Ce procédé accélère le traitement d’une base de données sans de longues recherches. Ce sont les administrations publiques qui profitent plus des archives dématérialisées. Quand un citoyen veut, par exemple, son acte de copie civile, l’opérateur n’aura pas à aller dans la salle d’archive ou consulter des registres qui ne datent pas d’hier pour le trouver.

La dématérialisation : une diffusion rapide

La dématérialisation permet une diffusion rapide. Inutile de passer par les timbres et les enveloppes pour envoyer une lettre. Il suffit de la rédiger avec un ordinateur et de l’envoyer par courriel. Les entreprises et les particuliers profitent tous de cet avantage. Ils peuvent facilement transmettre un message sans effort.

Sur le plan économique, cette méthode limite les dépenses en plus de gagner du temps. Les messageries électroniques permettent une diffusion multiple, plus la peine d’effectuer plusieurs copies. Une seule lettre suffit pour que tous les destinataires reçoivent le message voulu. Il peut aussi s’agir de documents ou d’images.

La dématérialisation : une meilleure gestion

La dématérialisation permet aussi une bonne gestion des équipes et des ressources en entreprise. Tous les services peuvent en profiter, du magasinage à la facturation, les documents se transmettent plus rapidement. En effet, le service d’un coursier n’est plus nécessaire. Si une commande a été faite, l’opérateur appuie sur un bouton et les magasiniers le reçoivent. Ces derniers préparent les marchandises et envoient un bon de commande aux services de facturation.

La facture ne contiendra : ni erreurs, ni ratures, ni vices. En cas de modifications, il n’est pas nécessaire de l’établir à nouveau. Le service de comptabilisation pourra ainsi effectuer le bilan de l’entreprise sans rencontrer de soucis et dans de meilleurs délais.

Plan du site