À l’ère de la technologie numérique et de la numérisation, la majorité des sociétés n’ont plus besoin de signer les papiers pour finaliser les contrats. Ils utilisent aujourd’hui des documents signés numériquement au lieu de cela. Mais comment stocker un document signé numériquement ?
Signez des documents avec des outils numériques
Une signature numérique est aujourd’hui définie comme un mécanisme digital basé sur des techniques cryptographiques. Il est possible de signer vos documents commerciaux sur le web, peu importe la nature. Autrement dit, la signature électronique peut être appliquée à un document juridique, coopératif, administratif, etc. Effectivement, cette alternative vous permet de passer à la programmation numérique. Quel que soit le contrat, la finition se fait à distance et directement. Ainsi, vous pouvez stocker du papier volumineux. En le dématérialisant d’un seul coup, vous pouvez aisément transformer votre hyperviseur, à l’aide d’un logiciel de signature électronique. Si votre société travaille avec des commerçants qui doivent signer à chaque livraison, la solution logicielle peut vous diminuer le temps de préparation des documents.
Archivez tous les papiers dématérialisés avec des outils spécialisés
L’archivage d’un papier électronique implique la conservation à long terme ou à moyen terme de toute information ou d’un document écrit. Un logiciel de signature peut aussi être utilisé avec d’autres plateformes afin de faciliter les projets de dématérialisation de papiers. Dans cet esprit, il est possible de contacter un archiviste certifié internationalement. De plus, la plateforme vous offre un service de dépôt numérique conforme à toutes les principales normes de traçabilité et de sécurité des documents. Par conséquent, il vous suffit d’ouvrir un compte personnel pour protéger et stocker vos données. Bien sûr, avoir un code fort est important pour protéger au mieux vos informations. Un progiciel antivirus puissant doit aussi être installé pour empêcher toute forme de piratage et de vol de données.
Quelle est la différence entre stockage et archivage de données numériques ?
Le logiciel d’archivage stocke les papiers numériques approuvés à l’aide des solutions de signature numérique disponibles en ligne. Celui-ci crée une archive numérique des pièces justificatives, comme les contrats de collaboration avec les fournisseurs. En outre, les logiciels de stockage conviennent surtout à la conservation de documents numériques en ligne. Les archives ont ainsi des fonctions spécifiques qui répondent à des règles qui sont mieux strictes. Ils permettent de garder des documents commerciaux digitaux en lieu sûr, tout en respectant les durées de conservation fixées par votre société et la durée d’emploi administrative ou légale.